Der Informationsaustausch zwischen Personen hat sich in den letzten Jahren durch Programme wie Facebook, Google+ oder Twitter stark verändert. Personen sind eng miteinander verzahnt, können Informationen schnell austauschen, arbeiten gemeinsam an Projekten und organisieren Veranstaltungen mit wenigen Klicks. Mit der voraussichtlich im September 2011 erscheinenden Version 6.1 führt OpenERP diese Möglichkeiten der Zusammenarbeit nun auch für ERP Systeme ein.

OpenERP erlaubt Firmen, besser zusammen zu arbeiten

- wenn man mit Wiederverkäufern arbeitet, können diese die augenblickllichen Lagerbestände online einsehen, Produkte ordern, ihre Rechnungen und Lieferscheine einsehen usw. Sie sind mit allen Informationen up-to-date und alle Informationen können direkt in die Software der Partner übergeben werden

- wenn Sie eine Rechnung an einen Kunden schicken, kann er diese direkt in seine Software einlesen. Dabei wird diese Rechnung in seinem ERP System automatisch eingebucht. Er muss die Rechnung nur noch freigeben. Er kann Ihre Rechnung zudem online bezahlen und die Bezahlung wird automatisch in Ihrem OpenERP vermerkt.

- wenn Sie an einem Projekt mit Partnern arbeiten kann jeder die gemeinsame Aufgabenliste bearbeiten, Sie können Dokumente mit anderen teilen bzw. bearbeiten usw.

- wenn Sie ein Produkt benötigen, erstellen Sie Anfragen in OpenERP. Ihre Lieferanten erhalten Emails mit der Bitte um Abgabe eines Angebots. Wenn Sie einem Angebot zustimmen erhält der Lieferant automatisch eine Bestellung in sein ERP System transferiert.

Revolutionärer Datenaustausch am Beispiel einer Rechnung

Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung an einen Kunden schicken, erhält er per Email einen Link, der ihm Online die Rechnung anzeigt. Aus dieser Maske heraus kann der Kunde

- die Rechnung ausdrucken

- die Rechnung online bezahlen (z.B. mit Paypal oder anderen Bezahlmethoden)

- die Rechnung in seine eigene ERP Software übernehmen

Wenn er die Rechnung in seine eigene Software übernehmen will, hat er drei Möglichkeiten

1. Wenn er auch OpenERP benutzt, muss er nur den Link an seinen OpenERP Mandanten übergeben. In seinem OpenERP wird dann automatisch ein Rechnungseingangsbeleg erzeugt, der nur noch geprüft und freigegeben werden muss. Er muss diese Eingangsrechnung nicht manuell erfassen.

2. Wenn er nicht OpenERP benutzt kann er die Rechnung in einem JSON Format downloaden. JSON (JavaScript Object Notation) ist ein kompaktes Datenformat in für Mensch und Maschine einfach lesbarer Textform zum Zweck des Datenaustauschs zwischen Anwendungen. Über dieses Format kann die Rechnung in seine ERP Software eingelesen werden (wenn diese das JSON Format unterstützt).

3. Wenn er nicht OpenERP benutzt kann er mit zwei Klicks einen eigenen OpenERP Mandanten erzeugen. In diesen eigenen OpenERP Mandanten wird die Rechnung dann automatisch eingelesen und wie unter 1. weiterverarbeitet.

Nachdem Ihr Kunde dies erledigt hat wird er automatisch mit Ihrem OpenERP Mandanten verbunden und alle Dokumente, die Sie mit Ihrem Kunden teilen wollen, werden automatisch in seinen Mandanten eingelesen. Dies wird wirkllich eine neue Ära einer produktiven Zusammenarbeit zwischen Unternehmen einläuten.

Einfaches Verteilen von Dokumenten, Vorgängen usw.

Wenn Sie eine Liste von Dokumenten, Vorgängen usw. gefiltert haben, können Sie über einen Freigabe (Share) Button dieses Dokument mit beliebig vielen anderen Personen teilen. Wenn Sie diese Funktion nutzen fragt OpenERP Sie, ob Sie nur einen Lesemodus oder auch Schreibrechte erlauben wollen.

Beispielsweise ermöglicht diese Funktion:

- versenden von Projekt-Aufgaben an einen Kunden, die dieser erledigen muss, so dass Sie einfach gemeinsam an Projekten arbeiten können

- versenden von Belegen an Ihre Kunden und Lieferanten, so dass diese die Belege ausdrucken können und den Bearbeitungsstatus verfolgen können

- Lagerbestände von Produkten an Dritte mitzuteilen

- teilen von Support Tickets und Zeiterfassungen, so dass Ihr Kunde sehen kann, was schon erledigt wurde

Portal

Dieses Modul erlaubt auf einfache Weise angepasste Zugänge für Kunden und Lieferanten für bestimmte Dokumente zu erzeugen und um effektiv zusammen zu arbeiten. Basierend auf der neuen "Sharing" Funktion können Kundenportale mit wenigen Klicks erzeugt werden durch Filtern und Freigeben der Datenobjekte und Auswahl der Rechte, die Sie Ihrem Partner geben wollen.

Information aus OpenERP auf Ihrer Webseite veröffentlichen

Jede Ansicht in OpenERP können Sie auf Ihrer Webseite oder in anderen Programmen veröffentlichen. Dazu muss nur ein kleiner Java Code eingefügt werden, der von OpenERP erzeugt wird. Dies ermöglicht beispielsweise:

- ein Kontaktformular auf Ihrer Homepage zu veröffentlichen, dass direkt aus OpenERP kommt

- Bereitstellen von Statistiken aus OpenERP in einem Portal oder auf der Homepage

Neben den voranstehenden neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit wurde viele weitere Neuerungen in der Version 6.1 realisiert.

OpenERP auf Smartphones - überall informiert

OpenERP 6.1 beinhaltet eine Schnittstelle für den Zugang von Ihrem Mobiltelefon aus. Sie können die mobile OpenERP Version unter derselben Internetadresse wie Ihr Webinterface erreichen.

Automatische Datenübernahme aus Salesforce, SugarCRM, QuickBooks, Google Apps und Microsoft Outlook

Um den Umstieg von anderen Programmen zu erleichtern bietet OpenERP eine automatische Datenübernahme aller Daten dieser Programme an wie z.B. Adressen, Kontakte, Leads, Anrufe, Termine, Projekte, Aufgaben, Mitarbeiter, Dokumente, Emails.

Diese Funktion kann auch verwendet werden, um regelmäßig die Daten mit dem anderen Programm automatisch zu synchronisieren.

Fortschrittsbalken in der Vorgangsbearbeitung

Über einen Fortschrittsbalken ist der derzeitige, die bisherigen und die zukünftigen Schritte eines Vorgangs auf einen Blick ersichtlich (ähnlich dem Bestellvorgang in vielen Webshops). Der Anwender hat dadurch den Durchlauf eines Vorgangs z.B. vom Angebot bis zur Rechnung sofort im Blick.

Touchscreen Point-of-Sale

Das neue Touchscreen OpenERP Point of Sale interface

- ist ein Web-Modul

- es arbeitet sogar, wenn die Internetverbindung zum Server unterbrochen ist und/oder der Browser neu gestartet wird

- synchronisiert sich automatisch mit  dem Server, wenn dieser wieder erreichbar ist

- arbeitet mit jedem Touchscreen Gerät wie z.B. ipad oder jedem anderen Tablet PC

Zu den Funktionen gehört:

- Produktauswahl durch Barcode Leser, Kategorien oder Textsuche

- mehrere Vorgänge können gleichzeitig bearbeitet werden

- vielfältige Bezahlmöglichkeiten

Anlagenbuchhaltung

Die Version 6.1 beinhaltet eine komplette Anlagenbuchhaltung. Einige Funktionen:

- vielfache Abschreibungsmöglichkeiten: linear, progressiv usw.

- Darstellung in Listenform oder als Grafik

- automatische Erzeugung von periodischen Abschreibungen

Optimierung der Anwenderfreundlichkeit

Neben der Realisierung von vielen neuen Funktionen war ein Schwerpunkt die Optimierung der Anwenderfreundlichkeit. Dazu wurden Tests mit unbedarften Anwendern vorgenommen, die OpenERP noch nie gesehen hatten. Die Ergebnisse sind in die neue Version eingeflossen wie z.B. eine intuitive Rechteverwaltung.